Vous êtes prêts à lancer un chantier 5S ? Découvrez les étapes clés de la démarche. C’est parti !
Le 1er S : Débarrasser
Seiri est la première étape qui vous permettra de garder uniquement ce qui est utile et nécessaire. Pour cela, vous aurez besoin de :
- Constituer une équipe. Pour commencer, fixez vos objectifs et faites appel aux collaborateurs motivés et impactés par le chantier !
- Mettre en place une zone d’évacuation : délimitez une zone pour l’ensemble des éléments jugés inutiles.
- Faire un tri simple. Séparez les objets en trois groupes : utiles, inutiles et indéterminés. Pour être sûr de ne garder que le strict nécessaire, posez-vous des questions sur l’utilité et la fréquence d’utilisation des objets.
- Déplacer les objets indéterminés dans une zone de transfert (zone tampon). Il est peut être judicieux de ne pas jeter tout d’un coup, laissez-vous le temps pour réfléchir !
- Revoir la zone de transfert après une semaine (ou autre période définie à l’avance : si c’est toujours dans la zone, c’est que ce n’est pas utile).
- Jeter les objets qui sont resté dans la zone de transfert.
Le 2ème S : Ranger
Seiton est la deuxième étape qui vous permettra d’organiser l’espace de travail. Il est important de :
- Retracer les flux de personnes et de matériel : identifiez les zones de circulation, de stock, d’encours et de travail. L’analyse de ces données vous permettra de définir la taille nécessaire de chaque emplacement. N’hésitez pas à remettre en cause l’emplacement actuel, c’est maintenant ou jamais !
- Identifier la fréquence d’utilisation de chaque outil. Grâce à ces informations vous allez pouvoir organiser votre espace de travail : quels outils doivent être rangés sous la main, près de votre espace de travail, encore plus loin… Mais attention ! Même si vous n’utilisez un objet qu’une fois par an, vous devez pouvoir le retrouver facilement !
3. Adapter le type de rangement. Après avoir pris connaissance de l’utilité et de la fréquence d’usage de vos outils, il est temps de choisir le rangement le plus adapté. Voici quelques conseils à suivre :
- Le rangement doit être intuitif et évolutif : s’il ne vous convient pas, c’est le moment de le changer ! Amenez une nouvelle personne sur le poste, elle doit s’y retrouver facilement.
- Marquez de façon temporaire les emplacements, y compris pour les articles mobiles : il est important non seulement de les trouver mais aussi de les ramener.
- Essayez de nouvelles idées et soyez créatifs ! Le but de cette phase n’est pas de graver un système de rangement dans le marbre mais plutôt de tester avant de valider.
Le 3ème S : Nettoyer
La troisième étape Seiso permettra de mettre en place le processus de nettoyage afin de repérer facilement les anomalies. Il faudra :
- Nettoyer l’ensemble du poste : il s’agit d’établir une situation de propreté de référence qui permettra de rédiger des instructions de nettoyage pour la prochaine fois. N’oubliez pas de vérifier le fonctionnement des matériels et de réparer immédiatement ce qui peut l’être.
- Nettoyer et inspecter. Identifiez la nature et la source de salissures car nettoyer, c’est avant tout éviter de salir ! Vous pouvez peindre les sols et machines de couleurs claires pour détecter les salissures plus rapidement.
- Réfléchir aux standards de nettoyage réguliers. Envisager la future routine de nettoyage, c’est-à-dire penser aux standards spécifiant :
Le 4ème S : Standardiser
Seiketsu est la quatrième étape qui facilitera le maintien du niveau de performance. Pour cela, vous allez :
- Définir des règles : l’équipe terrain ayant participé au chantier définit des nouvelles règles de vie sur la zone de travail. La définition du standard doit se faire à partir des résultats obtenus après chaque phase.
- Rendre les standards visibles et visuels : il est toujours mieux de privilégier les standards visuels (photos, marquage physique pour les outils, les emplacements) et n’utiliser les mots qu’en dernier recours. Ceci facilite la détection d’écarts aux standards.
- Rédiger les standards. A partir des règles définies par l’équipe, rédiger des standards adaptés si nécessaire.
Le 5ème S : Impliquer et maintenir
Shitsuke, dernière étape du 5S, vise à impliquer tout le monde dans le processus du maintien et d’amélioration. Il s’agit de l’étape essentielle du 5S car il ne suffit pas de rétablir la propreté, il faut la maintenir ! Pour cela, vous aurez besoin de :
- Former le personnel aux nouveaux standards. Il faut prévoir du temps pour former tous les acteurs de la zone concernée (notamment ceux qui n’ont pas participé au chantier) à partir des standards créés dans le 4ème S, pour répondre à leurs questions potentielles et s’assurer de l’alignement de tous.
- Maintenir et auditer le maintien. Après avoir terminé le chantier, il est important de mettre en place les conditions de détection des écarts : modalités d’audit, fréquence, responsabilités, actions correctives en cas de dérive…
- Définir le mode d’animation (réunion 5 minutes, management visuel, etc). Qu’ils soient hebdomadaires ou mensuels, n’oubliez pas de fixer un indicateur de suivi !
- Améliorer les standards. Même si les 4 premiers S ont apporté des améliorations souvent spectaculaires, il reste encore de nombreux gisements de progrès ! Un système de suggestion avec la contribution de tout le monde fera évoluer la situation encore et encore.
